sistem buku besar umum, pelaporan keuangan, dan pelaporan manajemen

Sistem Buku Besar Umum, Pelaporan Keuangan, dan Pelaporan Manajemen

Skema Pengodean Numerik dan Alfabetik

Kode Berurutan

Sesuai dengan namanya, kode berurutan mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan. Apabila umum dari kode berurutan numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya. Pada saat dicetak, setiap dokumen diberi nomor kode berurutan yang unik.

Keunggulan. Pengodean berurutan mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan.

Kelemahan. Pengodean berurutan tidak membawa kandungan informasi di luar tata urutan dokumen. Misalnya, sebuah kode berurutan untuk semua item persediaan bahan baku tidak menjelaskan apa-apa kepada kita tentang atributnya .

Kode blok

Kode blok numerik merupakan variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi sebagian dari kelemahan yang disebutkan di atas. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item kelas dengan menbatasi seluruh setiap kelas ke jangkuan khusus dalam skema pengodean.

Keunggulan. Pengodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode.

Kelemahan. Sama dengan kode berurutan, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan. Misalnya, nomor akun 626 tidak berarti apa-apa sampai di cocokkan dengan bagan akun, yang menunjukkan bahwa nomor itu adalah untuk biaya iklan.

Kode grup

Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan.

Keunggulan. Kode grup memiliki sejumlah keunggulan daripada kode berurutan dan blok, antara lain:

1.       Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda.

2.       Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat.

3.       Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda.

Kode Alfabetik dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama sepeti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan atau dapat digunakan dalam teknik pengodean blok atau grup.

Keunggulan kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui pengunaan kode alfabetik murni atau karakter alfabetik yang di gabungkan dengan kode numerik.

Kelemahan. Kelemahan utama dari pengodean alfabetik adalah (1) sama dengan kode numerik,sulit merasionalisasi makna kode – kode yang telah ditetapkan  secara berurutan. (2) mengurutkan record yang dikodekan  secara  alfabetik cenderung lebih sulit bagi pengguna.

Kode Mnemonik adalah karakter alfabetik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Misalnya, seorang mahasiswa yng mendaftar ke beberapa mata kuliah dapat memasukkan kode mata kuliah berikut ini dalam formulir pendaftaran.

Keunggulan. Skema kode mnemonic membuat pengguna tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakilinya.

Kelemahan. Walaupun kode mnemonic berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuannya terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas.

Sistem Buku Besar Umum

1.       Voucher jurnal

Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi  jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuain, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal.

2.       Basis Data GLS

Basis data GLS terdiri atas berbagai file transaksi, file master, file referensi, dan file arsip. File-file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, contoh berikut ini cukup mewakili. File master buku besar umum merupakan file utama dalam basis data GLS. Basis dari file ini adalah kode bagan akun perusahaan.

3.       Prosedur GLS

Voucher jurnal mengalir dari system pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke dapertemen buku besar umum. Secara rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berada di siklus transaksi.

System Pelaporan Keuangan

1.       Pengguna yang canggih dengan kebutuhan informasi yang homogen

2.       Aktivitas FRS

3.       Proses akuntansi keuangan

a.       Mencatat transaksi

b.      Mencatat di jurnal khusus

c.       Membukukan ke buku besar pembantu

d.      Membukukan ke buku besar umum

e.      Menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuaikan

f.        Membuat jurnal penyesuaian

g.       Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian

h.      Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan

i.         Menyiapkan laporan keuangan

j.        Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup

k.       Menyiapkan neraca percobaan pasca penutupan

4.       Mengendalikan GL/FRS

Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap GL/FRS berkenan dengan akurasi dan rehabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam system ini terdiri atas:

a.       Jejak audit yang tidak sempurna

b.      Akses yang tidak diotorisasi ke buiku besar umum

c.       Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu

d.      Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang yang salah satu atau tidak diotorisasi.

5.       Isu pengadalian GL/FRS

Studi kita tentang pengendalian GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan dalam SAS 78, yang tentunya sekarang sudah anda pahami.

6.       Otorisasi transaksi

Ayat-ayat jurnal di buku besar umum merupakan rangkuman transaksi dan berada di bawah pengendalian yang sama. Voucher jurnal merupakan dokumen yang mengotorisasi suatu ayat jurnal ke buku besar umum.

7.       Pemisahan tugas

Pada bab-bab sebelumnya, telah dijelaskan bagaimana buku besar umum memberikan pengendalian verifikasi bagi proses akuntansi. Untuk melakukannya, tugas memperbarui buku besar umum harus dipisahkan ari semua tanggung jawab akuntansi dan pengawasan aktiva dalam perusahaan. Oleh karena itu, petugas administrasi buku besar umum tidak boleh:

a.       Memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu.

b.      Menyiapkan voucher jurnal

c.       Bertanggungjawab dalam mengatasi aktiva fisik

8.       Pengendalian akses

9.       Catatan akuntansi

10.   Verifikasi independen

GL/FRS warisan yang menggunakan pemrosesan batch dan file datar

Kekuatan

Pengendalian. Keunggulan terbesar dari system ini terletak pada pengendaliannya. Voucher jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan diseimbangkan sebelum dimasukkan ke buku besar umum. Karena pembaruan Gl merupakan proses batch di akhir hari kerja, seluruh Gl diproduksi kembali tiap hari.

Pelaporan. System ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan umoan balik rangkuman terbatas tentang aktivitas transaksi.

Kelemahan

Tidak efisien. Pendekatan file berurutan merupakan penggunaan teknologi secara konservatif yang menggunakan computer terutama sebagai alat komunikasi

System pelaporan manajemen

1.       Actor yang memengaruhi MRS

a.       Proses pengambilan keputusan

b.      Mengidentifikasi masalah

c.       Mengevaluasi solusi alternative

d.      Implementasi solusi terbaik

e.      Melakukan peninjauan pasca implementasi

2.       Prinsip-prinsip manajemen

a.       Formalisasi pekerjaan

b.      Tanggung jawab dan wewenang

c.       Jangkauan pengendalian

d.      Manajemen dengan pengecualian

e.      Fungsi, tingkat, dan jenis keputusan manajemen

f.        Keputusan perencanaan strategis

g.       Keputusan pengendalian taktis

h.      Keputusan pengendalian manajemen

i.         Keputusan pengendalian operasional

3.       Jenis laporan manajemen

a.       Tujuan laporan

b.      Pelaporan terprogram

c.       Atribut laporan

d.      Pelaporan khusus